2014-08-18

Todo lo que debe saber sobre organización de eventos

En la planificación y el conocimiento del cliente se encuentra el secreto para la realización de eventos exitosos y un buen equipo asesor debe ser el encargado de lograrlo.
En la planificación y el conocimiento del cliente se encuentra el secreto para la realización de eventos exitosos y un buen equipo asesor debe ser el encargado de lograrlo.

¿Organización de eventos o banquetes? Algunos expertos en el tema difieren de cómo es la mejor manera de nombrar dicha actividad hoy en día, sin embargo, cualquiera que sea el término a emplear, este hace referencia a la realización de eventos tanto corporativos como sociales, los cuales a su vez gozan de unas características y requerimientos particulares que deben ser tenidos en cuenta durante su planificación y ejecución para que resulten todo un éxito.

Conocimiento y asesoría

Uno de los aspectos fundamentales a la hora de ofrecer un servicio en organización de eventos o banquetes es el conocimiento profundo de los clientes; este sería el primer paso clave para poder orientarlos y asesorarlos de acuerdo con sus gustos y necesidades.

"Desde el primer contacto con el cliente ya sea telefónico o personal, nosotros trabajamos por conocer muy bien lo que desea, las características propias de su evento, si es social o empresarial, el perfil de los invitados, gustos, entre otros. El objetivo es poder visualizar todos los aspectos, tanto del cliente como del evento que desea realizar, solo así será posible asesorarlo de acuerdo con lo que tiene en mente", explica Alexandra López, Gerente de Banquetes del Hotel Marriott Bogotá.

Lo anterior es de suma importancia, pues en muchas ocasiones quienes solicitan estos servicios imaginan muchas cosas, pero en el fondo son ideas vagas. Otro tanto busca en las empresas de eventos y banquetes un aliado que los asesore al ciento por ciento, alguien que los ayude a construir un sueño, que en el caso de matrimonios, primeras comuniones, quince años o grados solo pasan una vez en la vida. 

Tendencias y montajes

Para poder prestar un servicio de calidad, es indispensable contar con un equipo altamente capacitado no solo en atención al cliente, sino en todo lo relacionado con nuevas tendencias en decoración, montaje de mesas, protocolo de eventos tanto sociales como empresariales y en elaboración de menús.

"Estar a la vanguardia de lo último en decoración alrededor del mundo, por ejemplo, es vital para prestar una buena asesoría. Por eso es necesario tener contacto permanente con los proveedores para que nos transmitan esa información en cada una de sus áreas; asimismo, la asistencia a seminarios y ferias de este tipo alrededor del mundo, mantenerse al día a través de los medios de comunicación especializados y compartir información sobre tendencias con los colegas son estrategias que le permiten a la empresa ofrecer servicios en línea con la movida mundial", manifiesta Patricia Cuadros, Subgerente de Eventos y Convenciones del Club El Nogal.

Una empresa de banquetes y eventos que no cumpla con este requisito estaría destinada a desaparecer, pues según los profesionales, aunque los clientes no conocen a profundidad todo lo relacionado con lo último en tendencias, sí perciben cuándo algo es moderno o anticuado.

De la misma manera, el permanente proceso de actualización debe ir acompañado de innovación, no se trata solamente de traer lo más novedoso en tendencias a nivel internacional, sino de añadirle un toque de personalidad que marque la diferencia frente a sus competidores, proponer nuevas cosas en cuanto a servicio o montajes, ser creativos, ir más allá de lo establecido por el mercado. 

Servicio integral

Ya sea que se trate de un evento social o empresarial, lo más recomendable hoy en día es ofrecer servicios que abarquen todas las áreas del mismo, tales como decoración y montaje de mesas, comida, meseros, incluso cubrir aspectos que por lo general no se hacen; por ejemplo: la música, transporte o licores, siempre y cuando el cliente lo solicite.

Al respecto, Patricia Cuadros del Club El Nogal, indica que lo anterior le da un plus a la empresa, pues les facilita la vida a las personas. "La integralidad hace más cómodo el trabajo, pues todo lo relacionado con el evento se canaliza hacia un solo sentido, si bien nosotros contamos con una amplia gama de proveedores, nuestra función es engranar todo lo que hay que hacer, todo lo que está detrás de una boda, por ejemplo".

Por ello, para alcanzar con éxito un servicio integral en la organización de eventos, vuelve a escena el primer punto analizado: conocimiento y asesoría. Saber con exactitud el tiempo que va a durar, el número de asistentes; si es un coctel, un almuerzo de trabajo, un coffee break o un matrimonio permitirá planear de manera acertada qué comida ofrecer y cómo hacerlo.

"Si piden un servicio de carácter empresarial como un coctel, la mejor sugerencia sería montar un buffet o estaciones donde se encuentre comida típica de distintas regiones del país o del mundo. Si por el contrario, es un almuerzo de ejecutivos, la propuesta sería plato servido a la mesa para evitar que se pierda mucho tiempo. Conocer muy bien el objetivo del evento es clave para satisfacer al cliente", agrega Alexandra López del Hotel Marriott Bogotá.

Comunicación y coordinación

Asignar tareas y responsables durante el proceso de planificación de un evento es la mejor estrategia para que todo fluya en orden y sin tropiezos. 

"Antes, durante y después del evento mantener coordinado al personal, tanto de servicio como de logística, evitará traumatismos en su desarrollo. Por ejemplo, definir quién estará a cargo del servicio a la mesa, cuántos meseros debe haber, qué función cumplirá cada uno y los tiempos para cada cosa, facilitará el flujo por el comedor y la rapidez a la hora de servir la comida. Esto aplica para todos las áreas de un evento: decoración, cocina, menaje, entre otros", expone Alexandra López. 

Finalmente, Fernando Montes, Gerente General de Bodega & Cocina, manifiesta que las particularidades en cuanto a cómo es la mejor manera de distribuir los espacios y las mesas, cómo determinar el número de personal requerido y demás cuestiones técnicas se adquieren con la experiencia, pues cada evento es único y todo depende también del salón o recinto seleccionado para llevarlos a cabo. 

Fuente: Revistalabarra